Det mest basale konferencesystem består af en mikrofon, forstærker, højttalere og desktop displayenheder (såsom desktop smart terminaler og LCD-skærme). Kombinationen af disse enheder udgør et konferencesystem, der tjener til at transmittere lyd, vise information og forstærke lyd, hvilket gør det muligt for brugere at se, høre og tale.
Med teknologiske fremskridt og stigende funktionelle krav, især den udbredte brug af computere og netværk, er omfanget af konferencesystemer udvidet. Det omfatter nu afstemning/valg/rådgivning, videokonferencer, fjernvideokonferencer, telefonkonferencer, simultantolkning og skrivebordsskærme. Disse er de grundlæggende elementer i et moderne konferencesystem, og en række relaterede enheder er opstået, såsom central styring, temperaturstyring, lysstyring, lydstyring og strømstyring. Drevet af moderne teknologisk udvikling er et konferencesystem nu defineret som et komplet sæt hardware og software relateret til møder.
